Die Zusammenarbeit mit der Agentur entwickelt sich anders als erwartet und die Kosten explodieren. 

Woran liegt das?

Wir haben in unserer Arbeit als Agentur für SEO & Copywriting mit unterschiedlichsten Kunden schon verschiedene Szenarien erlebt. Um dir unnötig ausartende Kosten zu ersparen haben wir diesen Beitrag erstellt. Mit diesen paar Tipps vermeidest du in Zukunft teure Fehler.

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Wir sprechen hier von Agenturen, aber die folgenden Punkte lassen sich auch auf Freelancer oder sonstige Dienstleister im Online Marketing ummünzen, die auf selbstständiger Basis arbeiten.

Transparente Kommunikation von Anfang an und ein vernünftiges Briefing

Das A und O einer reibungslosen Zusammenarbeit, bei der auch die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, ist eine offene Kommunikation vom ersten Gespräch an. 

Die Verantwortung der transparenten Kommunikation liegt bei beiden Seiten:

• Als Kunde/Käufer brauchst du ein klares Bild davon, was deine Anforderungen an die Agentur sind, wie deine Ist-Situation aussieht und wo du in welcher Zeit hin möchtest.
• Die Agentur hingegen muss mit den richtigen Fragen alle nötigen Informationen aus dir herauskitzeln, sodass die Herausforderungen und das Leistungsspektrum für die Umsetzung definiert werden können.

Ohne einem vernünftigen Briefing ist jedenfalls Ärger vorprogrammiert. 

Gute Dienstleister führen dich durchs Onboarding

Wenn die Agentur bzw. die Dienstleister scho genügend Jahre an Erfahrung auf dem Buckel haben, dann wissen sie in der Regel schon, wie sich dich ideal dort abholen, wo du gerade stehst.

Mit den richtigen Fragestellungen wird dann geklärt, was gemacht werden muss und ob die Erwartungshaltung gegenüber der Agentur überhaupt realistisch ist. Schließlich würde es keinen Sinn machen (bezogen auf SEO), wenn du dir hohe Rankings für stark umkämpfte Keywords innerhalb kürzester Zeit erwartest. 

Es liegt an der Agentur, dir hier ein realistisches Bild davon zu vermitteln, was überhaupt in welchem Zeitraum und mit welchen Ressourcen machbar ist.

Hier ein paar Fragen, die wir für gewöhnlich stellen:

1. Was macht dein Unternehmen und wie sieht euer Geschäftsmodell aus?
   1. Wer sind eure Kunden und warum kommen die zu euch?
2. Wo steht ihr heute im Bereich XY (z.B. SEO)?
   1. Wie viel Website Besucher bekommt ihr über welche Maßnahmen?
   2. Wie profitabel läuft das für euch?
   3. Wie viel Budget gebt ihr für Paid Ads aus?
3. Wie möchtet ihr in dem Bereich in 12-18 Monaten dastehen?
   1. Wie viel Website Besucher sollen dann über non-brand Keywords kommen?
   2. Möchtet ihr dann weiterhin Paid Ads schalten?
4. Wie sieht es vom Timing her aus und wie schnell möchtet ihr starten?
5. Wer sind die top Mitbewerber? 
   1. An welchen anderen Unternehmen (Best Practices) möchtest du dich gern orientieren?
6. Was ist dir in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern in diesem Bereich wichtig?

Damit haben wir ein grundsätzliches Verständnis dafür, woher ein Unternehmen kommt, was es ausmacht, welche Ziele es hat und ob unsere eigenen Dienstleistungen dafür geeignet sind.

Klare Definition des Leistungsspektrums

Der nächste Punkt, um hohe Kosten in der Arbeit mit Agenturen zu vermeiden, ist die klare Definition des Leistungsspektrums. Wenn der erste Schritt des Briefings vernünftig gemacht wurde, hast du hierbei schon die halbe Miete.

Es wissen beide Seiten, wo dein Unternehmen steht und wo es hin möchte. Davon kann abgeleitet werden, was alles in welchem Zeitraum umgesetzt werden muss, damit die Ziele mit hoher Wahrscheinlichkeit erreicht werden.

Dieses klar definierte Leistungsspektrum kann übrigens auch als offizielles Angebot der Agentur verstanden werden. Wenn wir nach einem ersten Gespräch ein Angebot erstellen, steht darin genau aufgelistet, was von unserer Seite gemacht wird und – nicht ganz unwichtig – was diese Leistungen kosten werden.

Mit dem pauschalen Angebot wissen beide Seiten genau, was gemacht wird und womit sie rechnen können – so wird später Scope Creep ideal vorgebeugt. 

Was passiert, wenn das Leistungspaket gesprengt wird?

Kommen im Laufe der Umsetzung doch noch Extrawünsche hinzu oder es sind mehr Überarbeitungen etc. nötig, als ursprünglich angenommen, sprengt das oft den Rahmen des ursprünglich geplanten Leistungspakets.

In diesem Fall macht die Vereinbarung Sinn, dass alle weiteren Arbeiten, die über das vorher definierte Angebot hinausgehen, variabel mittels Stundensatz abgerechnet werden.

Ein Beispiel dazu:

• Es geht um die Erstellung einer Pillar Page, die auch über die Suchmaschine später gut auffindbar sein soll.
• Die Agentur bietet die Umsetzung des Contents (Text + Bilder) mit 900€ an, wobei 2 Korrekturschleifen inbegriffen sind.
• Alles darüber hinaus wird mit einem Stundensatz von 100€ zusätzlich in Rechnung gestellt.
• Weil du sehr anspruchsvoll und mit den ersten 2 Überarbeitungen noch nicht zufrieden bist, einigst du dich mit der Agentur auf eine 3 Korrektur aller Inhalte. Das Ausmaß dafür wird 2,5 Stunden sein.
• Das sind 900€ + (2,5 x 100€) = 1.150€
• Mit den letzten Überarbeitungen bist du zufrieden und bezahlst die Rechnung um 1.150€.

Klarerweise sollte die Agentur darum bemüht sein gute Arbeit abzuliefern und innerhalb des ursprünglich angenommenen Leistungsspektrums zu bleiben. Aber hin und wieder kann es doch noch vorkommen, dass man aneinander vorbeiredet. Und dann ist der Zusatz mit dem variablen Stundensatz die fairste Lösung, unserer Erfahrung nach.

Das führt uns direkt zum dritten und letzten Punkt, wie man hohe Kosten bei Agenturen schon im Vorhinein vermeiden kann.

Keine ewig bindenden Verträge

Keine (SEO) Agentur sollte dir einen bindenden Vertrag auf 2 Jahre oder länger anbieten. Beziehungsweise solltest du diese Verträge einfach nicht unterschreiben!

Anmerkung: Mein persönlicher Endgegner war ein Vertrag mit Bindung auf 60 Monate, welcher einer Bäckerei für monatliche SEO Betreuung angeboten wurde.

Die obere Schmerzgrenze für bindende Verträge bei Agenturen, speziell im SEO-Bereich, sind 12 Monate. Da Suchmaschinenoptimierung seine Zeit braucht, um die volle Wirkung zu entfalten und viele Unternehmen oft zu ungeduldig früh abspringen, kann ich die Agenturen verstehen, die sich hier absichern wollen.

ABER nur weil ich sie verstehen kann, bedeutet das nicht, dass ich es gutheißen muss.

Wir haben keine bindenden Verträge – unsere Kunden können praktisch monatlich die Zusammenarbeit beenden – und dennoch haben wir Kunden, die schon seit 2 Jahren bei uns sind und bleiben. 

Warum? Weil wir die ersten beiden Punkte aus diesem Artikel sehr ernst nehmen. 

Wir machen keine falschen Versprechungen oder Hoffnungen. Wir sprechen nichts, was wir nicht tun können und tun nichts, was wir nicht versprechen können. Die Ergebnisse sprechen dann für uns.

Bei Agenturen im Bereich des Performance Marketings, die ja bezahlt werden, um sofort Resultate zu erzielen, machen mich bindende Verträge auf lange Zeit noch viel skeptischer.

Mit nicht bindenden Verträgen senkst du zudem die Opportunitätskosten, welche sich in der Zusammenarbeit mit einer bestimmten Agentur ergeben können. Stell dir vor, du MUSST aufgrund der Bindung mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, der sich als komplett unsympathisch oder unseriös entpuppt.

Ohne vertragliche Bindung kannst du jederzeit den Anbieter wechseln, wenn sich die Zusammenarbeit, aus welchen Gründen auch immer, als nicht so prickelnd herausstellt. 

Schlussgedanken

Wie so oft liegt das Geheimnis eines guten Resultats in einer gescheiten Vorbereitung. Für eine erfolgreiche Arbeit mit Agenturen und Kosten, die im Rahmen bleiben, ist es da nicht anders.

Mit den paar Tipps aus diesem Beitrag weißt du jetzt jedenfalls, was du in Zukunft beachten solltest, um hohe kosten bei Agenturen zu vermeiden.

Was gibt es sonst noch zu sagen?

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Solltest du gerade auf der Suche nach einer Agentur für SEO und/oder Copywriting Leistungen sein – oder jemand in deinem Umfeld auf der Suche ist – nimm hier gerne Kontakt mit uns auf, sodass wir alles weitere persönlich besprechen!